Как на самом деле пишут деловое письмо на английском носители английского?

А знаете ли вы как правильно писать деловое письмо на английском языке? Не те старинные правила, которым нас учили в университете и школе, а современные, которым придерживаются и пользуются носители английского при написании деловых email?

Сегодня нам бы хотелось поделиться отзывом-рецензией о книге-новинке от издательства “Альпина Паблишер” – “Kind Regards. Деловая переписка на английском”.

Автор книги — Дон-Мишель Бод (Baude Dawn-Michelle) – специалист по коммуникациям,писательница, журналист, сотрудник журналов Reader’s Digest и Vogue.  C 2000 года работает в IBM Corp. консультантом по письменной коммуникации.

Преподавала в университетах Египта, Рима, Парижа. С 2011 живет в Лас Вегасе. Обладает степенями MA, MFA, DEA и Ph.D. in English.

Кому будет полезна эта книга? Сюрприз!

В первую очередь хочется отметить, что название оригинала книги “The Executive Guide to Email Correspondence”. Поэтому для меня остается загадкой, почему издатели при переводе совсем упустили из виду то, что книга посвящена именно электронной переписке. Я бы назвала ее “Оперативный Гид по деловому email на английском”.

Она, для вас, если вы:

• хотите продвинуться по службе. В книге неоднократно подчеркивается важность владения умением правильно писать письма — грамотно, четко, коротко, по делу, вежливо и так, чтобы получить желаемый эффект. Даются конкретные примеры на всевозможные случаи. Такие типы писем как запрос информации, сопроводительное письмо, уведомление о собрании, резюме совещания, подтверждение устных договоренностей, просьба об особом отношении, просьба о повышении, отсутствие на рабочем месте (из-за отпуска), просьба о переводе в другой отдел, увольнение, проблема в офисе, благодарность за бонус, ответственность за ошибку, исправление ошибок, потерянный документ, Как спрятать неприятную информацию в email,
• желаете сохранить хорошие отношения с коллегами. Такие письма как  написать сообщить об ошибке коллеги, как утешить коллегу, как выразить соболезнования, как пожелать скорейшего выздоровления, как поздравить с личным торжеством, как поблагодарить за помощь, как попросить о поддержке, как отказаться от участия, выразить извинения, сообщить об изменениях корпоративных принципов, призвать к коллективным усилиям.
• ведёте деловую переписку. Даже если вы пишете деловые письма только на русском, вам может она пригодиться, так как написана она (та-дам!) на русском языке (на английском даются только примеры писем и фразы). Даются психологические приемы, которые помогут вам вести успешную коммуникацию в бизнесе. Такие типы писем как – подтверждение заказа, объявление тендера, ошибки при выставления счета, просьба предоставить кредит, отказ предоставить кредит, изменение условий, приглашение на день открытых дверей, представление преемника, самопрезентация – письмо потенциальному клиенту, скидка для сотрудников компании, целевая реклама нового продукта, анонс нового продукта, содействие в маркетинге и др.
• руководите бизнесом. В книге также даются советы, как общаться с подчиненными, делать выговор и поощрение, написать рекомендацию,  как мотивировать сотрудника, налаживать связи с деловыми партнерами, вести сделки и контракты, урегулировать споры, решать юридические вопросы, как регулировать обучение сотрудников, как бороться со слухами.
• изучаете английский. Множество примеров деловых писем на английском, правила делового письма на английском, фразы для деловой переписки на английском языке, какие правила пунктуации в email на английском, какие времена английского глагола используются, а каких форм глагола лучше избегать; какие военные и спортивные идиомы используются в деловых письмах на английском;  какие фразы стали устаревшими, какие считаются оскорбительными; когда нужно прибегать к личным местоимениям, а когда лучше воздержаться, структуры предложений, структуры планов писем в зависимости от их типа – всё это и многое другое вы найдете в книге.

Основное достоинство книги

Книга имеет четкую, понятную структуру, что делает ее приятной и легкой для чтения.

11 тематических глав, которые на реальных примерах знакомят нас с правилами написания более 60 деловых email на английском.

Автор рассказывает о каждом типе письма  по определенной схеме:

1. Образец делового письма на английском на конкретную тему из реальной практики.
2. Инструменты — комментируются стилистические и психологические моменты письма.
3. Сетевой этикет – даются правила деловой переписки на английском языке для данных ситуаций.
4. В серых рамочках даются отдельные советы на полях.
5. Варианты — Фразы для деловой переписки на английском языке – как написать одно и то же несколькими способами.

Книга чрезвычайно удобна и тем, что если у вас возникнет необходимость написать какое-то конкретное письмо – вы можете просто открыть соответствующую страницу и воспользоваться образцом и фразами. Сам автор книги неоднократно повторяет, что этими примерами можно пользоваться, переделывая их под себя, что это не будет являться плагиатом.

В конце книги вы найдете некое обобщение всех правил и рекомендаций про особенности английского email (как писать деловые письма, чтобы они были действенными и лаконичными), структуру предложений и каждого вида письма, методы проверки и правки писем, пунктуацию в письмах.

Главные мысли книги

Есть некоторые тезисы которыми пропитана вся книга.  Возможно, для кого-то будет неожиданностью узнать, что английский e-mail отличается от литературного языка, и уж тем более он далек от витиеватых фраз деловых бумажных писем, которым нас учат в университетах и на курсах – они устарели и вызывают лишь раздражение. Английский в деловой переписке ближе к разговорной речи, нежели учебникам. Лаконичность – его основная черта. Поэтому тем, кто пишет e-mail на английском нужно соблюдать ряд правил. Вот некоторые из них:

• Главную мысль письма нужно сообщать сразу же – в первом предложении или абзаце. Лишь за тем переходите к подробностям. Получатель письма должен понять сразу же, чего вы от него хотите.
• Будьте лаконичны. Пишите короткие предложения с прямым порядком слов (подлежащее, сказуемое, дополнение). Ваше письмо целиком должно умещаться на экране монитора. Короткие слова воспринимаются проще длинных.
• Чем проще — тем лучше. Избегайте длинных формальных фраз, сложных конструкций, которые вы выучили в школе или на курсах. Если они не несут полезной информации – они не нужны в деловом e-mail. Только отнимают время. Многословные послания менее убедительны нежели несколько продуманных фраз. Вежливость осталась, а вот парадный мундир email ни к чему.
• Минимум слов обеспечивает максимальную отдачу. Не нужно слишком много деталей. Абзацы пишите в порядке значимости.
• Не кажитесь подростком! Молодежный сленг, интернет сокращения, смайлики и текст заглавными буквами, обилие вопросительных и восклицательных знаков  – это плохой тон.
• Делайте акцент на плюсах, а не проблемах. Начинайте с положительных моментов. Припрячьте негатив подальше — в придаточное предложение 4 абзаца. Сообщая скверные новости, сохраняйте позитивный тон. Излагайте свежие данные без извинения. Сообщая плохие новости, сообщите план действий. Дайте контакты того, что решит проблему.
• Все делайте сразу.  Покажите, что дорожите отношениями. Уезжая в отпуск, предупредите коллег по email заранее, что не сможете отвечать на email.  Благодарите сразу. В англоязычном мире печатное слово ценят больше устного, особенно когда дело касается благодарности. Не откладывайте извинения. Признайте, что были не правы. Не обороняйтесь, а благодарите за информацию.

Слабые стороны книги

У данного издания есть и свои минусы. По крайней мере, на мой взгляд, есть несколько моментов.

1. В оглавлении книги обозначены только названия 11 глав и номера страниц, тогда как каждая глава имеет еще 4-6 подтем с примерами и разборами разных видов деловых писем. Было бы гораздо удобнее, если бы все они были перечислены сразу в содержании.
2. При переводе названия книги на русский язык почему-то упустили из виду, что книга посвящена именно деловой переписке на английском по email, а не на бумаге.
3. Книга написана на русском языке. Я бы предпочла прочесть ее на английском, в оригинале. Думаю, что те, кто пишут письма на английском с легкостью прочли бы ее на английском тоже. Конечно, возможно, издатели хотели расширить круг читателей – ведь эта книга пригодится даже тем, кто просто ведет деловую переписку на русском языке.
4. Одни и те же мысли повторяются в книге по 5-6 раз. Думаю, книгу можно было бы с легкостью сократить если не в два раза, то хотя бы на треть, если убрать повторения.
5. Русские издатели нигде не упомянули, что примеры и рекомендации актуальны для современного американского английского языка. Это издание не подойдет тем, кто готовится к экзаменам на английском (кембриджским, IELTS или ЕГЭ), которые требуют знаний особенностей написания бумажных деловых писем на британском английском. Эта книга не для тех, кто хочет учить правила. Она для тех, кто хочет писать эффективные деловые email на английском. Просто парадокс в том, что правила деловой переписки, которым нас учили и продолжают требовать на экзаменах, раздражают носителей американского английского, бизнесменов и они пишут email совсем не так. А по современным принципам.

Языковые особенности делового email на английском

ВНИМАНИЕ! Если вы где-то учитесь, готовитесь к экзамену, поступлению, то данная информация не для вас. Так как она расходится с классическими правилами написания деловых писем. Следующая информация взята из книги “Kind Regards. Деловая переписка на английском”.  Автор книги, Дон Мишель Бод,  специалист по коммуникациям(Она работает в компании IBM Corp.), доктор по английскому языку, дает реальные примеры, как носители американского английского пишут эффективные деловые email в современном мире:

• Приветствие на английском в деловом письме. Исчезает обращение “Dear “ – пишут просто имя: “Sarah, “ После имени ставится запятая – значит всё как обычно, если “:” – сообщат что-то важное. Вместо “To Whom it may concern” – “Dear all”. Dear Sirs – оскорбительное обращение из Старого Света, не соответствует политкорректности. Обращение Miss может быть воспринято как оскорбление, Mrs — вы отстали от жизни.
• Не нужно сложных времен. Используются простые глагольные формы. Избегайте пассивной формы глагола. Пользуйтесь прямым порядком слов.Избегайте обезличенных предложений. Везде должно быть подлежащее и сказуемое.
• Личные местоимения.  “We” укрепляет командный дух. Пользуйтесь местоимением “I” подчеркивая Ваши заслуги, говоря о своей правоте. “ I was in the right when I…”. А когда говорите об совершенной ошибке избегайте его, лучше сообщить “It came to light…”
• Начинайте предложения с союзов – так вы привлечете внимание (“Although…, Because…, Since…) и покажете причинно-следственные связи (To begin with…, Next.., In addition…, Therefore…)
• Будьте вежливы. Please — смягчает командный тон. Модальные глаголы “might” и “could” и наречия “possibly” и “probably” помогут склонить адресата к определенным действиям. Would – самый учтивый глагол, используется при обращении только к вышестоящим лицам.
• Избегайте усилительных слов (very, really, so) и превосходной степени прилагательных. Эмоциям не место в деловой переписке на английском. Избыток эмоций заставит усомниться в ваших профессиональных качествах.
• Военные и спортивные идиомы в деловой переписке на английском популярны потому, что позволяют выразить радость, огорчение, расположение и гнев, не нарушая общепринятых правил соблюдать условности, скрывать свои чувства, а не выставлять напоказ.
• Избегайте архаизмов. Вместо “In point of fact”- пишите просто “In fact”, вместо “the extensive and thourough preparation that I personally undertook prior to the meeting” – просто “I was prepared for the meeting”.
• Как закончить деловое письмо на английском? Вместо ”Yours very truly “ пишут просто “regards”.

И конечно, множество образцов деловых писем на английском и фраз не оставят равнодушным преподавателей и изучающих английский, а также всех тех, кому по работе необходимо отправлять email на английском.

Как проверить email на английском?

Автор также дает ценные рекомендации, как можно проверить электронное письмо на английском перед проверкой:

• Измените размер, стиль или цвет шрифта.
• Сделайте перерыв – выпейте кофе, затем прочтите email опять.
• Распечатайте email и прочтите его вслух. Это поможет заметить ошибки, а также то, что можно сократить (например никто не пишет формы глагола to be полностью — ставят апостроф и сокращают). Сокращения ассоциируются с беглостью. Их отсутствие —  с недостаточным знанием языка.
• Прочтите текст задом наперед – от последнего предложения до последнего.

Вердикт

Книга – однозначно ценное приобретение для корпоративной библиотеки, а также для преподавателей и изучающих английский. Самое главное и ценное в ней то, что всё действительно актуальное, примеры деловых английских email взяты из реальной переписки мировых топ менеджеров, маркетологов и юристов. А написана она специалистом своего дела с докторской степенью по английскому языку. Читается книга легко и приятно.

Подробную информацию Вы можете прочесть на официальной странице. Кстати, там можно прочесть 19 страниц из книги бесплатно.